Können Sie auf Anhieb sagen, wie viele E-Mails in Ihrem Unternehmen via Office 365 versendet werden oder wie viele Nutzer Office aktiviert haben?
Dieser Artikel zeigt einen einfachen Weg auf, wie Sie Ihre Nutzungsdaten anzeigen und auswerten können. Diese Nutzungsanalyse bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, welche Dienste von Ihrem Office-365-Abonnement überhaupt genutzt werden. Daraus können Sie ganz einfach ableiten, ob Sie die richtige Lizenz verwenden oder ob Anpassungsbedarf besteht.
Wie können Sie diese Berichte einsehen?
All diese Berichte werden auf einer übersichtlichen Seite im Office 365 Admin Center angezeigt.
Um diese Seite aufrufen zu können, müssen Sie sich als globaler Administrator oder für einzelne Bestandteile als Produkt-Administrator am Portal anmelden. Anschließend finden Sie auf der linken Seite den Punkt „Reports“ und darunter „Usage“.
Ganz oben befindet sich eine Übersicht über die aktiven Benutzer je Applikation. Der Berichtszeitraum lässt sich global für alle Grafiken auf 7, 30, 90 oder 180 Tage einstellen.
Darunter werden noch einmal die einzelnen Applikationen mit eigenen Kennzahlen aufgeführt. Zum Beispiel werden gesendete und empfangene E-Mails in Exchange, bearbeitete SharePoint-Dateien oder der genutzte Speicher in OneDrive dargestellt.
Klickt man auf eine dieser Kacheln, werden weitere Details zu diesem Produkt angezeigt, wie z. B. die verschiedenen Betriebssysteme der Clients. Darunter befindet sich noch eine Tabelle, die darstellt, welcher Nutzer wie viele Clients aktiviert hat.
Daten in Power BI importieren
Die gesamten Daten lassen sich in Power BI importieren und in weiteren Darstellungsformen anzeigen, die noch über das Dashboard hinausgehen. Dafür ist allerdings eine Power-BI-Lizenz erforderlich.
Dazu einfach die in der letzten Kachel angezeigte Tenant-ID kopieren und zu Power BI wechseln.
Zur Einrichtung muss die App „Office 365 Adoption Preview“ in Power BI hinzugefügt werden.
Anschließend wird ein Dashboard mit vielen Kacheln angezeigt, die verschiedene Informationen zu den gesamten Diensten bereitstellen. Das Dashboard kann je nach Bedarf angepasst werden und so nur die relevanten Daten auf einen Blick anzeigen.
Mit diesem Werkzeug erhalten Sie alle nötigen Informationen über die Benutzung von Office 365 in Ihrem Unternehmen und können daraus Handlungen ableiten. Zum Beispiel gezielt einzelne Produkte schulen und deren Nutzung zu erhöhen um damit den idealen Nutzen Ihrer Lizenz zu generieren.
Alternativ können Sie auch, wie es bei einigen Cloud Solution Providern wie itacs möglich ist, die Lizenzen einfach auf eine günstigere Variante umstellen.
Sind als Nutzer meine Daten überhaupt sicher oder kann jeder Admin sehen, mit wem ich E-Mails geschrieben habe?
Die Daten werden vollständig anonymisiert ausgewertet und dargestellt, ohne dass Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Die einzigen personenbezogenen Daten sind Zähler für die Nutzung einzelner Dienste.
