Die Migration von Exchange-Postfächern in die Cloud ist bei vielen Unternehmen inzwischen en vogue. Office 365 verspricht, vieles einfacher zu machen und den administrativen Aufwand zu senken. Doch damit fallen auch einige gebräuchliche Prozesse weg oder müssen überdacht werden.
Ein Beispiel hiervon ist der Umgang mit Postfächern von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben. Hier gab es bisher on-premises verschiedene Ansätze. Man konnte den Mitarbeiter mitsamt Postfach einfach deaktivieren und bei Bedarf – oder falls der Mitarbeiter zurückkehrt – genauso schnell wieder aktivieren. Alternativ wurde das Postfach vom Benutzeraccount gelöst und einem passenden Kollegen mit eingebunden, damit dieser Zugriff auf den Mail-Bestand des Ex-Kollegen besitzt.
Auch gerne genommen: Admins, die einerseits die Daten erhalten aber gleichzeitig Plattenplatz auf dem Exchange-Server sparen wollten, sicherten kurzerhand die Mailbox-Inhalte als PST-Datei auf Bändern oder gar DVDs und löschten im Anschluss das Postfach auf dem Server.
All dies müssen Administratoren in Office 365 bzw. Exchange Online nicht mehr tun. Stattdessen gibt es einige interessante Möglichkeiten, wie man vorhandene Daten online archivieren, konservieren oder für andere Mitarbeiter zugänglich machen kann.
Postfach online deaktivieren
Das Postfach bzw. Benutzerkonto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters kann natürlich auch in Exchange Online einfach deaktiviert werden. Dies hat jedoch zur Folge, dass das Postfach nach 30 Tagen endgültig gelöscht wird. Bis dahin kann es allerdings mit allen enthaltenen Elementen wiederhergestellt werden.
Exchange Online: Optionen in der Verwaltungskonsole
Shared Mailbox
Eine Möglichkeit, die Inhalte des Postfachs des ausgeschiedenen Mitarbeiters langfristig aufzubewahren und nutzen zu können, ist die Umwandlung in eine Shared Mailbox. Dies ist ein lizenzfreies Postfach, auf das von anderen Benutzern gemeinsam zugegriffen werden kann. Über entsprechend vergebene Berechtigungen kann dann gesteuert werden, wer lesen darf, wer im Auftrag dieses Postfachs senden darf oder wer sogar als dieses Postfach direkt senden darf. Und als i-Tüpfelchen lässt sich eine Shared Mailbox bei Bedarf sogar wieder in ein reguläres (lizenzpflichtiges) Benutzer-Postfach zurückwandeln.
Compliance-Archiv
Es gibt noch einen weiteren interessanten Weg, Postfach-Inhalte von gelöschten Benutzern aufzubewahren. Wenn man vor der Deaktivierung eines Benutzers ein Compliance-Archiv („In-Situ-Speicher“ bzw. „In-Place Hold“) oder die Aufbewahrung für eventuelle Rechtstreitigkeiten („Beweissicherungsverfahren“ bzw. „Litigation Hold“) aktiviert, wird das Postfach zu einer sogenannten inaktiven Mailbox. Diese wird nicht im Unternehmensadressbuch angezeigt und kann auch nicht für den E-Mail-Empfang verwendet werden. Der Zugriff erfolgt hier durch die Funktion der Compliance-eDiscovery. Diese können „Administratoren, Compliance Officer oder Unterlagenverwaltungsmanager“ (Microsoft-Deutsch) nutzen, um die Inhalte des inaktiven Postfachs zu durchsuchen.
Die Aufbewahrungsdauer solcher Archive ist übrigens standardmäßig unbegrenzt. Bei Bedarf kann allerdings ein bestimmter Zeitrahmen festgelegt werden. So kann man genau steuern, für welche Dauer die Mailbox-Inhalte noch zur Verfügung stehen sollen.
Fazit
In Office 365 steht dem modernen Exchange-Administrator also ein Füllhorn an Möglichkeiten zur Verfügung, wie er mit den Postfächern von ehemaligen Mitarbeitern umgehen kann. Hier sollte dementsprechend für jeden Bedarf das richtige dabei sein.
Probieren Sie doch einfach mal die neuen Features aus!
